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Zeitmanagement

Zeitspar-Tipps für mehr Gelassenheit im Beruf

Lehrer arbeiten viel und oft auch abends und am Wochenende. Das geht an die Substanz. Doch es gibt Methoden, Tipps und Tools, die das Lehrerleben erheblich leichter machen. Im Internet verraten Lehrer und Zeitmanagement-Coachs ihre besten Strategien.

Zeitmanagement: Zeitspar-Tipps für mehr Gelassenheit im Beruf Man hat gut Lachen, wenn man seine Zeit so plant, dass genügend Freiräume für anderes bleiben © DDRockstar - Fotolia.com

Entgegen landläufiger Vorurteile arbeiten Lehrer weit mehr als andere Beschäftigte im öffentlichen Dienst: 45 Wochenstunden und in der Grundschule sogar 47 Stunden ermittelte im Jahr 2013 eine GEW-Befragung in Sachsen-Anhalt. Dabei dürften in den meisten anderen Bundesländern sogar noch mehr Arbeitsstunden anfallen, da dort mehr Deputatstunden (hier ein Überblick für das Schuljahr 2015/2016) anfallen, als in Sachsen-Anhalt. Ebenfalls im Auftrag der GEW führen derzeit Sozialwissenschaftler der Universität Göttingen eine landesweite Studie zur Erfassung der Arbeitszeit von Lehrkräften durch, deren Pilotstudie (Befragung der Lehrer der Tellkampfschule in Hannover) sogar auf durchschnittlich nahezu 50 Wochenstunden hindeutet.

Lehrer arbeiten nicht nur mehr, sondern fühlen sich auch durch Störungen bei der Arbeit und Zeit- und Termindruck weitaus stärker belastet, als andere Arbeitnehmer. – Das ermittelte die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin in ihrer Erwerbstätigenbefragung 2012.

Effektives Zeitmanagement ist deshalb für Lehrer besonders wichtig. Der folgende Beitrag stellt Ihnen dafür hilfreiche Tipps, Tricks und Tools vor.

Klare Trennung von Arbeits- und Erholungszeit  

Wer seine Zeitressourcen sinnvoll nutzen möchte, sollte zunächst den Ist-Zustand analysieren, empfiehlt Joachim Lange vom Studienseminar Lüneburg in seinen Vorschlägen zum „Zeitmanagement im Lehrerberuf“. Dazu sollte man zunächst beobachten, wie sich die Zeit auf verschiedene Tätigkeiten verteilt und das in einer stundenplanartigen Liste (24 Stunden!) festhalten. Auch Regenerationszeiten (Freizeit, Hobby, Sport, Zeit mit dem Partner und der Familie etc.) und Stunden für Nachtruhe werden dokumentiert, ebenso wie „verlorene Zeit“ (lustloses Herumtrödeln, unzufriedenes Nichtstun, nicht den Anfang finden, unbefriedigende Vermischung von Aktivitäten).

Anschließend wertet man die Ergebnisse aus: Ist ausreichend Zeit für Regeneration und Nachtruhe vorhanden? Falls nicht, ist zu überlegen: Welche Aktivitäten kann ich weglassen, wo sollte ich andere Prioritäten setzen? Wie nutze ich verlorene Zeit besser? Dort, wo sich Berufliches und Privates mischt, rät Joachim Lange klar zu trennen und die Zeiten für die beiden Lebensbereiche jeweils festzulegen.

Ruhe- und Erholungspausen fest einplanen

Besonders sollten auch Freizeit und Regeneration einen festen Platz im Zeitplan haben, so Lange, Freizeitaktivitäten sollte man dabei konkret benennen. Übereinstimmend raten Zeitmanagement-Experten Lehrkräften, einen komplett freien Tag einzuplanen. Dr. Luzia Vorspel vom Zentrum für Lehrerbildung in Bochum übertitelt sogar ihren Vortrag über Zeitmanagement für Lehrer mit dem alttestamentlichen Gebot „Am siebten Tage sollst du ruhen“ (Präsentation zum Vortrag, der auch viele interessante Anregungen bietet). — Ein freies Wochenende ist im Lehrerberuf eher die Ausnahme, wie eine Lehrerbefragung der GEW im hessischen Altkreis Hanau im April 2016 einmal mehr beweist.

Weiterführende Hinweise:

Wie Sie den Korrekturaufwand und Papierberge reduzieren, die Kommunikation mit den Eltern im Griff haben und im Unterricht Energie sparen, erfahren Sie hier.
Jochen Lüders verrät in seinem Blog verschiedene Strategien, um im Schulalltag Zeit, Geld und Nerven zu sparen: beim Einsammeln von Geld in der Klasse, beim Kopieren („better three hours too soon“), beim Schreiben von Folien für den Unterricht und beim Stellen von Hausaufgaben.

Einrahmen und über den Schreibtisch hängen lassen sich die 10 Tipps zum Zeitsparen auf der Website des Onlinemagazins sofatutor.

Die „Folien zum Zeitmanagement speziell für Lehrer“ auf der Website der Anti-Stress-Trainerin Dr. Dagmar Rohnstock geben den schnellen Überblick über die wichtigsten „To-dos“ in puncto Zeitsparen.

Freie Zeiten quasi „im Stundenplan verankern“ ist auch angesichts der besonderen Arbeitszeitverteilung im Lehrerberuf unbedingt sinnvoll. Vergleicht man diese mit der eines durchschnittlichen Büroarbeitsplatzes (hier dazu ein interessanter Beitrag bei lehrerfreund.de, so fällt sofort die „zerfetzte Tagesstruktur“ (ebd.) bei den Lehrern auf: Es gibt keinen Feierabend zu einem über die Woche festgelegten Zeitpunkt, und auch das Wochenende ist oft unterbrochen von Korrekturen und Unterrichtsvorbereitungen. — Das ist beileibe kein typisches „Junglehrerproblem“, wie zum Beispiel „Herr Mess“ in seinem Lehrerblog-Beitrag „All work and no play“ beweist.

Umsichtiges Zeitmanagement bedeutet auch, mit seinen Kräften so haushalten, dass die Gesundheit langfristig keinen Schaden nimmt. „Gleiche Stoßzeiten mit Höchstbelastungen durch ausreichende Erholungsphasen aus“, rät Lehrer Martin Baier auf seiner Website pangloss.de. Er empfiehlt außerdem, beizeiten über Teilzeitarbeit oder über ein Sabbatjahr nachzudenken.

Klassische Zeitmanagement-Tools nutzen

Mit welchen Techniken optimiert man seinen Arbeitstag? Ein Kurzer Leitfaden zum Selbst- und Zeitmanagement der Fakultät für Erziehungswissenschaft der Uni Bielefeld stellt die wichtigsten Methoden vor und unterstützt Sie mit einer Checkliste bei der systematischen Analyse, Priorisierung, bei der zeiteffizienten Tages- und Wochen-Planung sowie bei der Formulierung erreichbarer Ziele.

Eine einfache Aufgabenliste für die Arbeitswoche erstellen Sie mit der ALPEN-Methode. Mithilfe des Eisenhower-Prinzips ordnen Sie die Aufgabenflut nach Prioritäten, indem Sie die Aufgaben für die nächste Woche sammeln und in vier Kategorien einteilen:

  • Wichtige und dringende Aufgaben erledigen Sie (möglichst sofort) selbst,
  • wichtige aber nicht dringende Aufgaben terminieren Sie,
  • nicht wichtige und dringende Aufgaben lassen sich womöglich delegieren (lesen Sie z. B. hier, wie sich Schüler bei Korrekturen einbinden lassen!)
  • und nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben streichen Sie rigoros aus Ihrer To-do-Liste.

Entlastung für notorische Perfektionisten bietet das bekannte Pareto-Prinzip: 80 Prozent der Ergebnisse können mit nur 20 Prozent des Aufwandes erreicht werden. Wer zum Beispiel bei der Unterrichtsvorbereitung das „perfekte Arbeitsblatt“ erstellt, verliert viel Zeit, die anderswo sinnvoller genutzt werden kann. Der Verfasser des Lehrerblogs „pausenkaffee“ schlägt deshalb eine ressourcenschonende Alternative vor: eine bestimmte Zeitspanne für das Anfertigen eines „Prototyps“ festlegen, diese unbedingt einhalten und erst nach der Verwendung im Unterricht dort optimieren, wo sich Schwachstellen gezeigt haben.

Ordnung am Arbeitsplatz schaffen

Ein aufgeräumter Schreibtisch hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und verhindert lange Suchzeiten. Doch geht das überhaupt angesichts der hohen Material-Fluktuation auf Lehrerschreibtischen? Christa Beckers, Beraterin für Büroorganisation, rät dazu, feste Zeiten für das „Schreibtischmanagement“ einzuhalten und entweder vor oder nach der Schreibtischarbeit Ordnung zu schaffen. „Ordnung heißt, ich weise den Dingen den richtigen Platz zu“, erläutert sie im Interview mit lehrerfreund.de.

Am besten ordnet man die Aufgaben nach dem „Flussprinzip“: Es gibt einen Platz für „Dinge, die neu reinkommen“, einen für „die Dinge in Arbeit“ und einen für die „abgeschlossenen Arbeiten“ (z. B. fertige Klassenarbeiten, die am nächsten Tag mitgenommen werden, oder Vorlagen, die abgeheftet werden). Und — ganz wichtig — keinen überflüssigen Ballast ansammeln, sondern gnadenlos wegwerfen. „Sehr oft werden die Dinge nur gesammelt, weil man sie mal verwenden könnte“, betont Beckers, es sei jedoch eine Tatsache, „dass bis auf maximal 5-10 % nichts davon auch wirklich verwendet“ würde.

Das häusliche Arbeitszimmer organisieren bedeutet auch, Störungen bei der Arbeit zu minimieren. Hier vermeiden Sie mit einem einfachen „Bitte nicht stören“-Schild und mit festen Bürozeiten Zeitverschwendung durch Sägezahneffekte.

Strategien gegen das Vergessen

Tausend Kleinigkeiten stürzen an jedem Schultag auf Sie ein. Doch wie schafft man es, nichts zu vergessen und trotzdem einen freien Kopf zu behalten? Torsten Labig stellt in seinem Lehrerblog herrlabig.de verschiedene digitale Hilfsmittel vor, mit deren Hilfe die praktische Selbstmanagement-Methode Getting Things Done umgesetzt werden kann.

Natürlich gibt es auch analoge Möglichkeiten: Für Jochen Lüders sind auch „im Smartphone-Zeitalter“ (…) Zettel noch immer „das Medium für die schnelle Erfassung von Daten / Informationen aller Art.“ In seinem Lehrerblog gibt er Einblick in seine „Zettelwirtschaft“.

Vielleicht ist auch ein „Wiedervorlagesystem (…) mit 31 Fächern“ (für jeden Tag des Monats einer) hilfreich, wie in einer dpa-Meldung auf der Website der Süddeutschen Zeitung vorgeschlagen: Hier sortieren Sie alles ein (z. B. in Form von Memos), was Sie zu einem bestimmten Termin brauchen. Bevor Sie dann z. B. am Mittwoch nach dem Unterricht den nächsten Tag vorbereiten möchten, greifen Sie einfach ins Fach und haben alles parat, was Sie für Donnerstag bearbeiten müssen. Ein weiterer Vorteil: Sie ordnen alles, was „zwischendurch reinkommt“ direkt ein, und können diese Aufgaben dann bis zum Bearbeitungstermin getrost vergessen.

Am besten sofort anfangen

Alte Gewohnheiten und Überzeugungen (z. B. überhöhte Ansprüche an sich selbst) über Bord werfen, analoge Ordnungssysteme für die verschiedenen Lehrerarbeitsplätze finden bzw. auch auf digitale Tools umsteigen, sein Leben „entschleunigen“ oder sich neue Prinzipien aneignen (z. B. öfter „Nein!“ sagen), das alles geht nicht von heute auf morgen. Doch es ist schon viel gewonnen, wenn Sie am Ball bleiben und kontinuierlich Ihr Repertoire an Möglichkeiten zur sinnvollen Organisation Ihrer zeitlichen Ressourcen erweitern. Zum Beispiel, indem Sie sich — je nach Arbeitsanfall — aus Michael Baiers Liste von Vorschlägen zum Selbstmanagement für Lehrer, geeignete Maßnahmen aussuchen, die Sie jeweils für eine bestimmte Zeit ausprobieren. So kann es zum Beispiel in besonders stressigen Zeiten schon entlastend sein, wenn Sie sich bereits am Vorabend alles zurechtlegen, um am nächsten Morgen stressfrei in den Tag starten zu können. — Am besten ein paar Minuten früher als gewohnt, denn auch unvorhersehbare Ereignisse auf dem Schulweg werden oft zum Stressor.

Martina Niekrawietz

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