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Aktionsplan

Damit das Schulfest ein Erfolg wird

Ein Schulfest will gut geplant sein, soll es zu einem motivierenden Gemeinschaftserlebnis werden. Ein Aktionsplan kann helfen, die Organisation in den Griff zu bekommen.

Aktionsplan: Damit das Schulfest ein Erfolg wird Ein Büfett mit selbst hergestellten Leckereien ist immer bei Schülern und Eltern sehr beliebt © Halfpoint - Fotolia.com

Ein Schulfest planen ist eine Herausforderung: für die Schülerschaft, das Kollegium und die Eltern. Es gibt viele Aufgaben zu stemmen und nichts darf vergessen werden. Da ist es sinnvoll, wenn ein solches Event sorgfältig geplant und vorbereitet wird.

Je nach Schulstruktur und Zusammensetzung des Kollegiums sowie der Bereitschaft der Eltern zur Mitarbeit kann die Planung hervorragend funktionieren oder sie wird zur Belastung von einigen wenigen, die sich dafür verantwortlich fühlen, dass das Schulfest gelingt. Nicht besonders förderlich ist es auch, wenn Einzelne von oben herab die Planung und Durchführung des Schulfestes aufs Auge gedrückt bekommen“. Denn: Ist die Schule zu groß, verliert man schnell den Überblick. Viele Klassen und Kollegen unter „einen Hut“ zu bekommen, ist nicht leicht. Deshalb ist es wichtig die Planung und Aufgabenverteilung schriftlich zu fixieren und jedem Beteiligten seinen Arbeitsplan auszuhändigen.

Aufgaben bei der Planung verteilen

Ein gut durchstrukturierter Aktionsplan kann hier eine Hilfe sein. Ebenso sind aus unserer Erfahrung Planungsgespräche im Kollegium, zum Beispiel einer Teamsitzung oder Lehrerkonferenz sinnvoll. Ein Treffen mit den Elternvertretern und, sofern es so etwas an der Schule gibt, auch Vertreter des Schulfördervereins ist ebenfalls notwendig. Denn wenn alle zusammen an einem Strang ziehen und die Aufgaben gleichmäßig verteilt werden, ist die Arbeitsbelastung für den Einzelnen überschaubar.

Was kann bzw. muss alles zur Planung gehören?

  • Von schulischer Seite her muss ein geeigneter Termin gefunden werden.
  • Gibt es eventuell ein Motto, unter dass das Schulfest gestellt wird?
  • Gibt es ein Rahmenprogramm? Beispielsweise Vorführungen verschiedenster Art. Wie lange soll das Rahmenprogramm dauern? Gibt es (Fest-)Reden?
  • Gibt es besondere Aktionen, die von einzelnen Schülern oder Klassen außerhalb des Rahmenprogramms angeboten werden? Beispielsweise in den Klassenzimmern, auf dem Schulhof, in der Aula …
  • Wie wird die Bewirtung organisiert? Was soll es zu essen und trinken geben?
  • Wollen Klassen selbst eigene Verkaufsstände anbieten/organisieren?
  • Wo kauft man Getränke ein?
  • Bei wem (z. B. Getränkehandel/Brauerei) kann man Sitzgarnituren mieten?
  • Wie wird der Transport der Sitzgarnituren zur Schule organisiert? Liefern lassen oder Selbstabholung?
  • Was soll es zu essen geben? Muss man auf Besonderheiten achten? Essen für Muslime und/oder Vegetarier?
  • Wie sieht es mit Kuchenspenden aus?
  • Infozettel mit Rückantwort an die Eltern ausgeben.
  • Ein Arbeitsplan mit entsprechenden Zeitfenstern muss erstellt werden.
  • Welche Arbeiten müssen vor, während und nach dem Fest erledigt werden? Aufbau, Verkauf, Grillen, Abbau …
  • Einsammeln der Rückantworten mit der dazugehörigen Auswertung für die Erstellung des Arbeitsplanes.

Alles auf einen Blick: ein Aktionsplan

Hilfreich ist es, wenn in einem Aktionsplan die wichtigsten Dinge, die bei Schulfesten meist berücksichtigt werden müssen, vorab aufgelistet sind. So ist es viel einfacher, sich anhand der aufgelisteten Punkte „entlangzuhangeln“. Eine Verteilung der vielen Aufgaben kann so leichter koordiniert werden und man behält viel leichter den Überblick. Wichtig ist, dass durch einen Koordinator rechtzeitig vor dem Schulfest nochmals bei den einzelnen Verantwortlichen nachgehakt wird, ob die entsprechenden Aufgaben erledigt wurden.

Ein Schulfest steht und fällt mit der entsprechenden Planung und der Mitarbeit von Kollegen und Eltern. Wenn das Fest dann vorüber ist und man auf die geleistete Arbeit sowie in der Regel positive Rückmeldung in der Schüler- und Elternschaft — als auch in der Lokalpresse — blicken kann, hat sich die Arbeit gelohnt.

Jens Eggert

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