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Elternbriefe

Wann und wie sollte man Eltern schriftlich benachrichtigen?

Elternbriefe sind ein wichtiges Instrument für die Kommunikation zwischen Schule und Eltern. Wann, wozu und wie schriftliche Mitteilungen versandt werden sollten, muss genau überlegt werden.

Elternbriefe: Wann und wie sollte man Eltern schriftlich benachrichtigen? Elternbriefe können auch per E-Mail verschickt werden, wenn die Eltern damit einverstanden sind © vege - Fotolia.com

Anschaffungen für die Schüler, Termine, wichtige Hinweise, Feiern und vieles andere mehr werden in Elternbriefen mitgeteilt. Trotzdem wissen viele Eltern nicht Bescheid, welche Termine für sie wirklich wichtig sind, gewünschte Unterschriften unter den Briefen kommen nicht rechtzeitig zurück …  Die Verwaltung kostet viel Zeit. Wie kann man dies verbessern und für alle einfacher machen? Und bringen mehr Briefe mehr Informationen oder kann es dabei auch zu Informationsüberflutung kommen?

Der Sinn und Zweck dieser Briefe liegt auf der Hand. Eltern sollen im Allgemeinen und auch im Besonderen über alles informiert werden, was in der Schule geschieht. Es gibt unterschiedliche Arten von Briefen, manche informieren nur, in anderen wird dazu aufgerufen, etwas für die Kinder oder die Schule zu tun und wieder andere zeigen einen dringenden Handlungsbedarf durch die Eltern. Es ist wichtig dass dem Adressaten die unterschiedliche Wichtigkeit dieser Briefe bereits beim ersten Betrachten auffällt.

Allgemeine Informationen zu Schule und Unterricht

Informationen, die die Schule und die Organisation des Unterrichts betreffen, sind für Eltern sehr wichtig. Allerdings sollte man es vermeiden, für jedes kleine Anliegen einen eigenen Elternbrief zu schreiben. Es ist weit besser, Informationen, z. B. zu Ereignissen im Schulhalbjahr, zu sammeln und nur einen Informationsbrief zu verschicken. Diesen kann man auch gut als Mail verschicken — das Einverständnis der Eltern vorausgesetzt, und zusätzlich auf der Homepage der Schule veröffentlichen. So besteht für die Eltern die Möglichkeit diese Informationen auch noch einmal Online nachzulesen. 

Spezielle Informationen

Nun gibt es Informationen, die den Schulalltag betreffen. Hier geht es zum einen um Sprechtage, aber auch um Informationen zu vergessenen Hausaufgaben; Lernschwierigkeiten, Verhaltensauffälligkeiten oder um besondere Gesprächstermine, die eingehalten werden sollen. Diese Briefe sind so wichtig, dass sie den Adressaten sicher erreichen müssen. Das bedeutet, dass eine Unterschrift der Erziehungsberechtigten erforderlich ist. Diese Briefe können entweder den Schülern mitgegeben oder per Post gesendet werden. Letzteres ist zu empfehlen, wenn man Sorge hat, dass der Schüler vergisst, den Brief seinen Eltern auszuhändigen.

Einladungen zu Feiern und Festen

Die schönsten Elternbriefe sind natürlich die, bei denen die Schule oder die Kinder zu etwas einladen. Es ist in diesem Fall sinnvoll, die Kinder in die Gestaltung dieser Einladungen mit einzubeziehen. Sie werden sie stolz ihren Eltern präsentieren, zumal sie wissen, dass es sich um die Einladung zu einem Fest oder einer Aufführung handelt, die sie mitgestalten. Die Gestaltung kann im Kunstunterricht in Form von Zeichnungen, Kollagen usw. durchgeführt werden. Der Text kann entweder hineingeklebt oder hineingeschrieben werden.

Briefe genau überlegen

Zu welchem Anlass auch immer, Elternbriefe sollten genau überlegt werden. Sie sollten knapp und sachlich formuliert sein und nur die Informationen enthalten, die wirklich notwendig sind, sinnvoll nach Informationseinheiten gegliedert. Wichtige Termine müssen angegeben sein, womöglich deutlich hervorgehoben. Auch auf das Schriftbild und die korrekte Schreibweise ist Sorgfalt zu verwenden, d. h. auf keinen Fall handschriftliche Elternbriefe verschicken. Eltern mit Migrationshintergrund haben dann womöglich Schwierigkeiten, diese zu entziffern. Nicht öfter als einmal im Monat sollte ein Elternbrief verschickt werden. Das heißt für die eigene Planung, Informationen für Eltern sammeln, nach Wichtigkeit sortieren und strukturieren.

Neue Medien nutzen

Wie schon erwähnt ist es sehr einfach, diese Briefe als Mails herauszuschicken. Das erspart nicht nur das zeitaufwendige Kopieren, sondern diese Briefe kommen auch recht schnell und direkt an. Mit einer angelegten Lesebestätigung können Sie auch sicher gehen, dass die E-Mail ihren Empfänger erreicht hat. Ein Formular in dem das Einverständnis für die Benachrichtigungen gegeben werden kann, kann gleich auf dem ersten Elternabend ausgefüllt werden.

Um den Datenschutz zu garantieren, ist es sinnvoll, als Adressaten die eigene Mailadresse und die E-Mail-Adressen der Eltern unter BCC (Blind Copy) einzutragen. So kann außer dem Versender niemand diese Adressen sehen. Und auch nur der Versender bekommt einen Hinweis, wenn die Mail nicht angekommen ist. Für den Fall, dass Briefe unterschrieben werden sollen, müssen die Eltern ggf. ein angehängtes Dokument ausdrucken und ihrem Kind unterschrieben in die Schule mitgeben.

Rundbriefe und Termine sollten auch auf der Homepage der Schule einzusehen sein. Informationen, die nicht für die Allgemeinheit bestimmt sind, können durch ein Passwort geschützt sein. So haben die Eltern die Möglichkeit, schnell nachzuschauen, welche Termine für ihre Kinder relevant sind.

Manon Sander

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